Efficience des procédures Internes 

2.   L'efficience des procédures internes [ + ]

a.     Les procédés éditoriaux

Il est fondamental d'étudier la manière dont sont réalisées les contributions, et d'appréhender de quelle façonil faut procéder  pour diffuser, produire et valider l’information au sein de l'entreprise. En clair, il s'agit de définir qui agit, pourquoi et comment... Et de revenir encore et encore au leitmotiv : - Qui, quoi, comment ? -

• De quelle information s'agit-il? L'information porte -elle sur des données internes à l'entreprise?à la filliale?au siège? provient-elle de données externes?
  

•  Dans chacun des cas, existe -t-il une personne/équipe spécialement en charge de diffuser l'information?

• L'information est elle réactualisée?
• Si oui à quelle fréquence une ou plusieurs fois par jour/ par semaine/ par mois?

•  L'information est-elle personnalisée? En partie?
• L'information est elle envoyé sur les boîtes électroniques personnelles?

•  Est-elle mise en ligne? Est-elle mise en ligne et envoyée à chacun par courrier électronique? Si non, en reçoit-on des alertes?

Le travail collaboratif au sein de l’entreprise, un exemple de la manière dont le travail éditorial est effectué.

b.     Gestion des connaissances

Gérer les connaissances, c'est avant tout gérer efficacement des procédures d'accès à ces connaissances. Mesurer l’efficience du dispositif d’accès à ces données, c’est indubitablement vérifier l’efficacité des procédures numériques misent en jeu. Il convient de mesurer l’efficacité des sites par une série de test simple concernant notamment leur profondeur. Il parait donc fondamental de répondre à des question comme :

• En combien de clics accède t’on à n’importe quelle information ? 1, 2, 3, 4 ou plus.

•  La page d’accueil de votre intranet (extranet, page internet) a t’elle une dimension de « portail » ? Pour être plus précis, toutes les données disponibles sur le site sont-elles rubriquées et misent à disposition sur la page d’accueil du site ?
• Un scrolling est-il nécessaire pour accéder a certaines données de la page d’accueil ?

•  Il s’agit aussi de savoir le nombre de degré de validations « humaines » ou automatiques nécessaire à la validation du contenu :

•  Les procédures de validation sont avalisée par un supérieur hiérarchique ou un service spécifique ? (ex : les demandes de congés)

•  Les procédures de validation sont-elle entièrement automatisée ? Y’a-t-il des recoupements automatiques effectués par le dispositif pour valider les contenus ? (ex : parallèle automatiquement fait entre heure d’astreinte et demande de RTT)

•  Si votre réseau comporte un dispositif collaboratif, les validations se font-elle automatiquement ou par un supérieur hiérarchique ou un service spécifique ? (ex : procédures ou fiches métiers évolutives)

Il nous parait aussi fondamental de savoir si les procédures informatisées sont obligatoires ou facultatives :

Les procédures misent en place sur le site sont-elles censées :

                        - Faciliter la vie,

                        - Rendre plus rapide les procédures,

                        - Etre obligatoire?

• Y a t il possibilité d’éviter les procédures informatisées pour les demandes et activités standards ?

•  Y a-t-il une véritable politique de mise en avant des avantages des procédures informatisée au niveau interne? Si oui, Qu’est ce qui est mis en avant : les avantages des procédures automatisées (rapidité, efficacité) ? Développement durable (économie de papier, encre…) ?

Il s'agit à présent de clairement voir comment accéder à des informations précises : Identifier les émetteurs et les récepteurs (cibles) des messages et de l’information produite ainsi que des modalités de mise en œuvre.

•    S'agit -il de la vie de l'entreprise ( carnet, voyages, départs en retraite)

•                 de la vie de l'entreprise et de ses filliales

•                 de la vie des prestataires ou partenaires

•                 de ce qu'il faut savoir sur la stratégie du groupe (général mais en interne - confidentiel ou non)

•                 des informations externes générales sur un sujet concernant le groupe (presse spécialisée ou non), son domaine d'activité : économiques, ...

•                 d' informations externes ciblées : les RH, la compta, le service juridique,...

•                 d' informations internes ciblées

•                 de la formation: est-ce un service de formation par des intervenants extérieurs en ligne ou logiciels

•                 de formation ciblée?

Les fonctionnalités (qui ont trait au produit)

• Possibilité sur chaque page de Retour Home Page?Par un logo?Par une phrase?

• Le logo ou la phrase sont-ils toujours placés au même endroit de chaque page?

L'Annuaire:

• Existe -t-il un annuaire de l'entité?

• Existe -t-il un annuaire par fillliale? par secteur d'activité?
  

• Les prestataires/partenaires sont-ils dans l'annuaire?dans un autres annuaire?
  

• Pour chaque annuaire,est- il disponible dans le site? En plus ou moins de trois clics?

• L'annuaire est-il réactualisable par chacun de ses membres?

• Existe -t-il une personne/une équipe chargée de réactualiser l'annuaire/les annuaires?
• Y a -t-il un  lien vers l’annuaire permanent dans chaque page?

L'Organigramme

• Existe -t-il un organigramme de l'entité? par fillliale? par secteur d'activité?
  

• Les prestataires sont-ils dans l'organigramme?dans un autre organigramme?
  

• Les partenaires/prestataires sont-ils dans l'organigramme?dans un autre organigramme?
  

• Pour chaque organigramme,est- il disponible dans le site?en plus ou moins de trois clics?
  

• L'organigramme est-il réactualisable par chacun de ses membres?

• Existe -t-il une personne/une équipe chargée de réactualiser le ou les organigrammes?

• Existe-t-il un lien vers l’organigramme permanent dans chaque page? en page d'accueil?
  

 Trombinoscope

• Existe -t-il un trombinoscope de l'entité? par fillliale? par secteur d'activité?
  

• Les prestataires/partenaires sont-ils dans le trombinoscope?dans un autre trombinoscope?
  

• Pour chaque trombinoscope,est- il disponible dans le site?En plus ou moins de trois clics?
  

• Le/les trombinoscope sont/est-il(s) réactualisable(s) par chacun de ses membres?

• Existe -t-il une personne/une équipe chargée de réactualiser le/les trombinoscope(s)?

•  Un lien  de trombinoscope permanent dans chaque page?en page d'accueil?
  

 Glossaire

•  Glossaire des termes spécifiques de l’activité

• Bouton de glossaire permanent dans chaque page

 Moteur de recherche

• Vers intranet?Vers internet?Vers extranet?
  

• pour chaque moteur de recherche: est-il disponible en page d'accueil?Fonctionnalité de moteur disponible en permanence? En plus ou moins de trois clics?
• Icône sur chaque page? Liens directs/Liens transversaux d’accès à certaines parties délimitées d’autres sites?

Implication des participants

• Les participants sont-ils invités à ajouter des informations en ligne? envoyer des informations à chaque boîte électronique? Si oui, ont-ils pour cela un log in? un identifiant?
  

• L'ajout ou la modification d'information est-elle signée? Est-elle instantanée? Est-elle directement accessible?Ou bien nécessite-t-elle un intervenant extérieur?

c.      Charte Graphique 

• Existe-t-il une couleur pour chaque rubrique?La couleur de la page d'accueil est-elle présente dans chaque page?Cette couleur est-elle celle de l'entreprise?
• Existe-t-il une typographie pour chaque rubrique?Chaque contributeur peut-il choisir sa typographie?
• La typographie suggère-t-elle une hiérarchie selon  l'imporance des rubriques?l'importance des informations?
• Existence d'un modèle de base, un template.

• Accessibilité (personnes à handicap visuel ou auditif)Existe-t-il un dispositif permettant l'accès aux informations des personnes à handicap visuel?Existe-t-il un dispositif permettant l'accès aux informations des personnes à handicap auditif?

d.     Traitement hypertexte

La Notion de portail: regroupe la structuration, l'organisation, la hiérarchisation de l’information.La profondeur du portail et la navigation :degré d’accès / nombre de clic.

• Le site est-il organisé en portail ? C'est-à-dire : existe t’il une série de sous-sites (par métiers, services, rubriques) rubriqués sur une page d’accueil ?

• La page d’accueil de l’intranet (extranet, site internet) est-elle personnalisable ? par métier ?par employé ?

Tags : procédure  procédures  portail  hypertexte  organisation  gestion  connaissance