L'efficience des procédures utilisées 

Ce qui fait bien souvent la force d'une organisation, c'est la capacité qu'elle a à gérer ses savoirs. Ces derniers, informations centrales, doivent être cadré par des procédures de gestion des connaissances. Nous nous interesserons dans cette partie aux critères d'efficience de ces dispositifs mis en place par l'entreprise. Il s'agit de voir si les procédures choisies pour le fonctionnement des réseaux sont efficaces et si il y a lieu de les améliorer. Pour ce faire, il s'agit de prendre du recul sur un certain nombre de point :

La Formalisation des procédures éditoriales

Ce point s’attache à constater l’existence ou l'application de règles concernant l'expression des contenus sur le site.

· Il s'agit tout d'abord de vérifier l'existence de principes de traitement des contenus :

• Codification des formes d’expression (titres, intertitres, chapôs, etc.) ;
• Règles rédactionnelles (recommandations d’usage) ;
• Principes de vérification des règles édictées.

· Dans un second temps, il faudra observer les principes d’indexation des contenus :

• Définition et utilisation d’un glossaire (vocabulaire) spécifique à la collectivité
• Affectation et attribution de métadonnées.

· D'autre part, il faut étudier les différentes méthodes d'utilisation des méthodes de conception :

• Respect des gabarits et des pages-types ;
• Respect des prés-requis de présentation (sites métiers, etc.)

· Puis nous nous interesserons aux principes de stockage et d’archivage :

• Principes de flux (règles de migration des contenus dans le site) ;
• Principes de stock (règles de conservation, mécanismes d’archivage).

Formalisation des procédures de déploiement et de contribution

Ce point porte sur les règles qui définissent les modalités de déploiement et de développement du site dans une première phase, et de collaboration au site dans une seconde phase, de la part des correspondants, des contributeurs ou des personnes en charge de la validation. Sous un autre registre, ce même domaine concerne la qualification des rôles attribués à la maîtrise d'ouvrage (rôles fonctionnels) et à la maîtrise d'oeuvre (rôles techniques).

· Identification des acteurs concernés par le site :

- définition des rôles :

• rôles de collaboration ponctuelle
• rôles de contribution permanente
• rôles de validation
• rôles décisionnels (cadre stratégique)

- définition des tâches :

• tâches opératoires (actions à réaliser)
• tâches fonctionnelles (décisions à prendre)

· Choix de méthodologie de modélisation des processus et des procédures (formalisation du schéma directeur du SI et de l’intégration du site dans cette dimension)

• Méthodologie spécifique à l’entreprise ;
• Méthodologie générique (méthode ouverte, ex. Ossad);
• Méthodologie propriétaire (exemple des outils Mega, Metis, Nomia, etc.) 

· Utilisation des méthodologies de modélisation (BPM / Business Process Management ou BPR / Business Process Rengineering) :

• formalisation des processus métiers (activité et fonctions) ;
• définition des applications informatiques ;
• formalisation des workflows ;
• formalisation de l'infrastructure technique (BackOffice)

Procédures communes

Charte graphique

Charte éditoriale

Charte technique

Contenus communs

Actualités

Documents

Archives

Outils communs

CMS

Outil de portail

Applications collaboratives

Bases de données

Fonctionnalités communes

Moteur de recherche

Forum

FAQ

Blog

Wiki

● Avez-vous mis à disposition des contenus ou des procédures transversales à l’ensemble des collaborateurs concernés (notes de frais, congés, règlement intérieur, etc.) ?

● Les procédures mises en ligne sont-elles actualisées ?

● Y’a-t-il un responsable de cette actualisation ?

● Avez-vous prévu un accompagnement du changement lié à l’intranet (communication interne, formation, sensibilisation) ?

Organisation et animation : qui ?

● Avez-vous désigné un responsable pour tout ce qui relève du domaine éditorial ?

● Avez-vous mis en place une équipe spécifique en charge de l’animation éditoriale ?

● Si oui :

- Cette équipe est-elle centralisée ?

- cette équipe est-elle répartie géographiquement ?

● Si les personnes chargées de l’éditorial sont dispersées géographiquement, existe-t-il des procédures permettant d’assurer l’harmonisation et la coordination de leurs activités ?

● Avez-vous mis en place une instance de validation préalable à la publication des contenus ?

● Peut-t-il exister des collaborateurs ponctuels dont la fonction ne relève pas initialement du domaine éditorial .

Référentiel : comment ?

● Avez-vous mis en place une charte éditoriale précisant, pour les textes et les images :

- les formats à utiliser

- les modes de transmission à utiliser

(Afin que ces documents soient traduisibles sur le web et directement utilisables. Ex : http://www.admiroutes.asso.fr/webmestre/charte.htm)

● Avez-vous défini une périodicité des contenus ?

● La fréquence de mise à jour des contenus est-elle :

- En temps réel

- Quotidienne

- Hebdomadaire

- Mensuelle

- Non définie

● Avez-vous mis en place des principes de mise en page permettant l'édition de documents lisibles, hiérarchisés et adaptés au web ?

● Les contenus à mettre en ligne doivent-ils être systématiquement validés par un responsable avant publication ?

● Les conditions requises pour la publication de contenus sont-elles automatiquement vérifiées (métadonnées, référencement, format, règles de présentation, etc.)

● Y’a-t-il une ou plusieurs validations humaines avant la publication ?

● Pour les collaborations ponctuelles, y’a-t-il des règles spécifiques déterminant les modalités de collaboration ?

 

Contenus : quoi ?

● Pour chaque document mis en ligne, avez-vous prévu de spécifier systématiquement:

- l’auteur (nom, service, etc.)

- L’objet

- La date de création

- La date de dernière mise à jour

- Une accès à l’historique permettant d’accéder aux différentes versions

Versioning (qui a fait quelle modif et quand ? Possibilité de retour à une version précédente = annule toute modif) Historique avec chaque modificiation, son auteur, la date etc.

● Existe-t-il un moyen d’être informé lorsque le contenu est modifié ?

● Existe-t-il un moyen de personnaliser ses alertes (en fonction du profil de l’utilisateur, de son métier, de ses intérêts, de son implication dans un projet, de son implication dans un groupe non permanent)?

● Les utilisateurs peuvent-ils être informés automatiquement des informations concernant leur domaine d’activité (indicateurs de performance, suivi, etc.) ?

1. Gestion des connaissances

Gérer les connaissances, c'est avant tout gérer efficacement des procédures d'accès à ces connaissances. Mesurer l’efficience du dispositif daccès à ces données, c’est indubitablement vérifier l’efficacité des procédures numériques misent en jeu. Il convient de mesurer l’efficacité des sites par une série de test simple concernant notamment leur profondeur.

Il parait donc fondamental de répondre à des question comme :




Identifier les émetteurs et les récepteurs (cibles) des messages et de l’information produite ainsi que des modalités de mise en œuvre.

●  La masse d’information en ligne est-elle suffisamment homogène pour être exploitable et traitable ?

● Les émetteurs et les récepteurs sont-ils obligatoirement spécifiés dans les contenus (nom, fonction, service, etc.)?

● Existent-ils des conditions à remplir avant la diffusion de contenus ?

● L’utilisateur final peut-il modifier contenus (Ajouter infos, commentaires) ?

● Chaque document précise-t-il qui contacter pour des questions de fond et de forme ?

● Les contenus sont-ils accessibles à tous les utilisateurs sans exception ?

● Les contenus sont-ils accessibles en fonction des profils ou des fonctions ?

● Les contenus sont-ils accessibles en fonction des groupes projet ?

● Les contenus sont-ils accessibles en fonction des groupes auto-constitués ?

● Les utilisateurs peuvent-ils organiser les contenus en fonction de leurs intérêts (type netvibes, fonctionnalité de personnalisation des contenus)

● L’utilisateur a-t-il le choix entre plusieurs possibilités de recherche (chronologique, thématique, format, domaine)

a.     Les procédés éditoriaux

Il est fondamental d'étudier la manière dont sont réalisées les contributions, et d'appréhender de quelle façonil faut procéder  pour diffuser, produire et valider l’information au sein de l'entreprise. En clair, il s'agit de définir qui agit, pourquoi et comment... Et de revenir encore et encore au leitmotiv :
- Qui, quoi, comment ? -

- En combien de clics accède t’on à n’importe quelle information ?

1, 2, 3, 4 ou plus. (Il faudrait penser à un test précis à ce sujet. Par exemple : pour vérifier, cherchez le nom du directeur des ressouces humaines à partir de la page d'accueil)

 

- La page d’accueil de votre intranet (extranet, page internet) a-t-elle une dimension de « portail » ? Pour être plus précis, toutes les données disponibles sur le site sont-elles rubriquées et misent à disposition sur la page d’accueil du site ?

Un scrolling est-il nécessaire pour accéder a certaines données de la page d’accueil ?

 

Il s’agit aussi de savoir le nombre de degré de validations « humaines » ou automatiques nécessaire à la validation du contenu :

 

- Les procédures de validation sont avalisée par un supérieur hiérarchique ou un service spécifique ? (ex : les demandes de congés)

 

- Les procédures de validation sont-elle entièrement automatisée ? Y’a-t-il des recoupements automatiques effectués par le dispositif pour valider les contenus ? (ex : parallèle automatiquement fait entre heure d’astreinte et demande de RTT)

 

- Si votre réseau comporte un dispositif collaboratif, les validations se font-elle automatiquement ou par un supérieur hiérarchique ou un service spécifique ? (ex : procédures ou fiches métiers évolutives)

 

Il nous parait aussi fondamental de savoir si les procédures informatisées sont obligatoires ou facultative :

 

- Les procédures misent en place sur le site sont censée :

                        - Faciliter la vie

                        - Rendre plus rapide les procédures

                        - Etre obligatoire

 

- Y a t il possibilité d’éviter les procédures informatisées pour les demandes et activités standards ?

 

- Y a-t-il une véritable politique de mise en avant des avantages des procédures informatisée au niveau interne? Si oui, Qu’est ce qui est mis en avant : les avantages des procédures automatisées (rapidité, efficacité) ? Développement durable (économie de papier, encre…) ?

 

 Voilà pour l'efficacité des procédures. Il s'agit à présent de clairement accéder à des informations précises :

 

Identifier les émetteurs et les récepteurs (cibles) des messages et de l’information produite ainsi que des modalités de mise en œuvre:

 

Les connaissances portent-elles sur:-  la vie de l'entreprise,  de l'entreprise et de ses filliales, des prestataires ou partenaires.( carnet, voyages, départs en retraite)

           - ce qu'il faut savoir sur la stratégie du groupe (général mais en interne -                confidentiel ou non)
            - informations externes générales sur un sujet concernant le groupe                     (presse spécialisée ou non), son domaine d'activité : économiques, ...
            - informations externes ciblées : les RH, la compta, le service juridique,...
            - informations internes ciblées

Les fonctionnalités

- Y a-t-il une possibilité sur chaque page de Retour Home Page?Si oui, est-ce par un logo ou une phrase?
Concernant l'annuaire
- Existe -t-il un annuaire de l'entité? Existe -t-il un annuaire par fillliale et/ou par secteur d'activité?
- Les prestataires et les partenaires : sont-ils dans l'annuaire ou dans un annuaire séparé?
- Existe-t-il un moyen de comptabiliser le nombre de clics nécessaires pour y arriver? Si oui s'agit-il de plus de 3 clics? Y a -t-il un  lien vers l’annuaire permanent dans chaque page?
- L'annuaire est-il réactualisable par chacun de ses membres?
Existe -t-il une personne/une équipe chargée de réactualiser l'annuaire/les annuaires?

• Concerant l'organigramme :

- Existe -t-il un organigramme de l'entité?Ou bien existe -t-il un organigramme par fillliale? par secteur d'activité?
- Les prestataires et les partenaires:  sont-ils dans l'organigramme?ou dans un autre organigramme?
- Chaque organigramme, est- il disponible dans le site?Existe-t-il un lien vers l’organigramme en page d'accueil?
- L'organigramme est-il réactualisable par chacun de ses membres?
Existe -t-il une personne/une équipe chargée de réactualiser le ou les organigrammes?

• Concernant le trombinoscope:

- Existe -t-il un trombinoscope de l'entité, par fillliale ou par secteur d'activité?
- Les prestataires  et les partenaires : sont-ils dans le trombinoscope ou dans un autre trombinoscope?
- Y a-t-il un lien  vers le trombinoscope permanent dans chaque page en page d'accueil?
- Le/les trombinoscope sont/est-il(s) réactualisable(s) par chacun de ses membres?
- Existe -t-il une personne/une équipe chargée de réactualiser le/les trombinoscope(s)?

• Existe t'il un glossaire des termes spécifiques de l’activité? Existe t'il un bouton de glossaire permanent dans chaque page?
  

• Le moteur de recherche est-il disponible en page d'accueil? Ou bien y a-t-il une icône sur chaque page?

• Implication des participants dans les procédures

Les participants sont-ils invités à ajouter des informations en ligne? ou à envoyer des informations à chaque boîte électronique?
Si oui, ont-ils pour cela un log in, un identifiant?

• L'ajout ou la modification d'information est-elle signée? Se fait-elle instantanément? Est-elle directement accessible ou bien nécessite-t-elle un intervenant extérieur?

b.     Charte Graphique

Nous nous interesserons ici à tout ce qui touche au code couleur, à la typographie et autres normes nécessaires à la cohérence du site étudié.

• Existe-t-il une couleur pour chaque rubrique? La couleur de la page d'accueil est-elle présente dans chaque page? Cette couleur est-elle celle de l'entreprise?

• Existe-t-il une typographie pour chaque rubrique? Chaque contributeur peut-il choisir sa typographie? La typographie suggère-t-elle une hiérarchie selon l'imporance des rubriques,  l'importance des informations?

• Existe- t'il un modèle de base, un template.

• Concernant l'accessibilité (personnes à handicap visuel ou auditif) : -Existe-t-il un dispositif permettant l'accès aux informations des personnes à handicap visuel?-Existe-t-il un dispositif permettant l'accès aux informations des personnes à handicap auditif?

 

c.      Traitement hypertexte

Nous avons décidé d'axer cet étude du traitement hypertextuel autour de la notion de portail :

• Ainsi la question centrale sera de savoir si le site est-il organisé en portail ? C'est-à-dire : existe t’il une série de sous-sites (par métiers, services, rubriques) rubriqués sur une page d’accueil ?
  

• Est-ce que l'existence d'un portail, c'est à dire d'un site unique d'accès à l'information, diminuerait le nombre de clics pour accéder à l'information (avec à terme un accroissement de la rapidité de l'information)?

Il s'agit aussi d'appréhender les degrés de structuration, d'organisation, et de hiérarchisation de l’information...  Des questions simples à se poser à ce sujet, à propos de la profondeur du portail et de la navigation

• Tout le monde au sein de l'organisation a t'il accès à toute les informatrions?
  

• Si non, y'a t'il différents degrés d’accès aux informations?
  

• L'employé peut-il demander a accéder a des parties auquel il n'a normalement pas accès?

• Les procédures pour l'accès à l'informations sont-elles contraignantes ( par exemple, y'a t'il des procédures d'autorisation pour accéder à certaines informations)?

• La page d’accueil - ou portail, de l’intranet (extranet, site internet) est-elle personnalisable ?

            - par métier ?

            - par employé ?

            - après aval d'un supérieur hiérarchique/ d'un service approprié?

Tags : procédures,  efficience 

Pages ayant pour tag : procedures

1. efficiencedispositif : Efficience du dispositif

Accueil | changements | pages | tags